¿Cómo planificar la comunicación interna con redes sociales corporativas?

La comunicación interna se enfrenta a nuevos retos y horizontes que modifican su propia definición. En primer lugar el concepto de «interno» y «externo» es cada vez más difuso ya que las mejores organizaciones tienden a ser las más permeables. Por otro lado, el papel del responsable de comunicación interna, pasa de ser el encargado de llevar la voz de la dirección al resto de la organización, a ser un dinamizador de la cultura empresarial y la innovación.

Los nuevos retos son, por ejemplo:

• Fomentar y recoger las ideas que se producen dentro de la organización
• Vincular el conocimiento de unos departamentos con otros
• Agilizar la comunicación de equipos deslocalizados
• Incorporar las opiniones de los clientes al proceso de innovación

Dentro de los nuevos conceptos de empresa, la noción de ésta como un sistema cerrado pierde utilidad en favor de otras ideas como la empresa líquida, la empresa crowd o la empresa-red. Se trata de nuevos modelos de organización más permeables en los que la empresa no se circunscribe a una muralla que separa lo que está dentro de lo que está fuera, sino que encontramos grados de proximidad basados en la cantidad o el tipo de información que desea recibir cada grupo de interés o comunidad.

Como no podría ser de otra forma, en Concepto 05 nos planteamos también nuestra comunicación interna y hemos pensado que nuestra experiencia puede ser útil. De esta forma utilizamos herramientas con las que intentamos alcanzar los siguientes objetivos:

• Maximizar la innovación en servicios y proyectos
• Reducir los tiempos de producción agilizando la comunicación
• Incorporar a clientes y proveedores dentro de los procesos de innovación

Para esto lo primero que hacemos es definir las diferentes comunidades o grupos de interés: Clientes, partners, trabajadores, proveedores, etc. A partir de ahí se establecen los canales de comunicación más propicios para tener una comunicación fluida.

Hangouts de Google+: Además de las reuniones en la oficina, los hangouts (videoconferencias en grupo) son ideales para hacer reuniones con equipos deslocalizados. Es habitual trabajar con freelances o consultores y la comunicación con estos debe ser extraordinariamente rápida y de calidad.

Yammer: Es una herramamienta de comunicación corporativa extremadamente útil que además permite establecer diferentes áreas y grados de participación. En nuestro caso tenemos varias áreas:

• Corporativo: Participan los socios, trabajadores y colaboradores más cercanos. Sirve como repositorio de ideas útiles para la innovación, así como para plantear debates sobre elementos claves para la organización. De esta forma se suprimen los insufribles hilos de mails.
• Grupos por cliente: Creamos un grupo por cliente en el que sólo participa el equipo que trabaja en ese proyecto/cliente. Es una forma interesante de enviar updates a todo el equipo, mantener debates sobre posibles mejoras en los proyectos y, una vez más, un repositorio de potenciales innovaciones.
• Red externa para Bloggers: En nuestro caso encontramos útiles las redes externas para mantener la comunicación con los colaboradores del blog. Sin tener una obligación concreta de participación, hacemos un esfuerzo para que puedan ver y participar en la toma de decisiones del blog. En este caso dudamos entre realizar un grupo en Facebook o una red externa de Yammer. En el primer escenario participarían más los colaboradores externos, mientras en el segundo caso el peso recae mucho más en los usuarios que forman parte del Yammer corporativo.

Grupos de Facebook: Avanzando en grados están los alumnos de #Escuela 05 que participan en los grupos privados (Community 05 y WordPress Lovers) en los que mantenemos el contacto, resolvemos dudas entre todos y comentamos novedades de marketing. Estos grupo tienen un gran interés para Concepto 05 porque aumenta la vinculación con los alumnos, nos nutren de ideas/sugerencias y visiones nuevas.

Redes Sociales: Las redes sociales son un instrumento magnífico para incorporar la voz del mercado en la organización. Continuamente nos demandan nuevos servicios o nuevos formatos que incorporamos en el debate interno. También es habitual que los comentarios o debates que se producen en las redes se trasladen a la comunicación de los otros canales más internos.

Con nuestro caso queremos compartir algunas de las nuevas oportunidades que se brindan tanto en la organización como en la comunicación interna de las empresas. Obviamente las posibilidades son enormes y todo modelo debe estar en constante evolución. Tanto es así, que el nuestro cambia frecuentemente 😉

Como conclusión creemos que construir adecuadamente estos sistemas de comunicación es lo que hace que realmente funcionen. Al ser los propios trabajadores, colaboradores y clientes los que realizan la comunicación, se crean dinámicas mucho más innovadoras, motivadoras y que reducen enormemente los esfuerzos de la comunicación interna.

Seguro que tu experiencia con este tipo de plataformas también es muy útil. ¿Cuál es tu mix de herramientas para comunicación corporativa?

Marcos Gómez Piñeiro

Analista de datos digitales especializado en social media en RTVE. Co-fundador de Concepto 05. Profesor de análisis y estrategia digital en  Instituto Europeo de Diseño y EOI.